Взимается ли плата за обратную поездку?
Статья 167 Трудового кодекса устанавливает ряд гарантий, предоставляемых работникам, направленных на выполнение трудовых обязанностей вне своего постоянного места работы.
Эти гарантии включают:
- Сохранение средней зарплаты за прикомандированным сотрудником;
- Сохранение должности (рабочего места);
- Возмещение всех расходов, понесенных в связи с направлением в командировку.
Также закреплена обязанность предприятия (организации) возмещать гражданам, направляемым в командировку, оплату проездных документов (ст. 168 ТК РФ).
Уточнение необходимых для возмещения командировочных расходов, связанных с командировкой, содержится в пунктах 10 и 12 Правил № 749.
В соответствии с представленным нормативным правовым актом к транспортным расходам в первую очередь относится стоимость проездных документов к месту командировки (в соответствии с приказом) и обратно к постоянному месту работы.
Все расходы, связанные с оплатой транспортных услуг, предварительно включаются в сумму авансового платежа за проезд и подтверждаются проездными документами, предоставляемыми работником по окончании командировки.
Важный! Если командированный работник добирается до места выполнения трудовой функции поездом, стоимость постельного белья также включается в транспортные расходы.
Он также включает страхование пассажиров и сборы за обслуживание.
Оплата в пункте назначения
К расходам, которые несет предприятие (организация) при направлении работника в командировку, относятся:
- Суточные;
- Оплата проживания;
- Направления;
- Заработная плата.
Стоимость проезда по месту командировки можно отнести к двум вышеперечисленным статьям расходов - суточные или командировочные. Представленный вопрос регулируется пунктом 12 Положения, утвержденного Постановлением Правительства России № 749.
Указанный правовой акт обязывает работодателя возмещать работнику расходы на проезд по месту командировки. Однако следует учитывать, что используемый вид транспорта должен быть разумно обоснован (особенно при наличии альтернативных вариантов).
Если работник имеет возможность ежедневно добираться до места выполнения своей задачи на троллейбусе, но при этом пользуется такси, стоимость проезда на котором значительно превышает стоимость троллейбусного билета, он должен обосновать необходимость использования данного вида транспорта. (например, нерегулярный троллейбусный маршрут или длительное время в пути).
При несогласии бухгалтерии с представленным обоснованием работнику потраченная сумма не возмещается.
Компенсация за общественный транспорт
Оплата билетов на общественный транспорт относится к проездным билетам в случаях, когда представленный вид транспорта использовался прикомандированным работником для проезда на железнодорожный вокзал, в аэропорт, морской порт и т.п., если они находятся за пределами города, а также в случаях где 
необходимо выполнять трудовую функцию по заказу на нескольких объектах, не расположенных в шаговой доступности.
При этом лицо, направляемое в командировку, обязано предъявить документ, подтверждающий пользование маршрутками, автобусами, троллейбусами, метро и т.п. (чеки, разовые или разовые билеты).
Если работник в месте командировки добирается на общественном транспорте до предприятия (организации), где он должен выполнять указанную органами работу, такие расходы включаются в суточные.
Указанное деление продиктовано нормами налогового законодательства в части обязательного обоснования бухгалтерией предприятия (организации) командировочных расходов и при их неправильном разделении растраты могут быть отнесены к необоснованным, что влечет наложение санкции.
Расходы на личный автомобиль
При направлении работника в командировку руководство предприятия (организации) вправе определить более выгодный способ проезда к месту командировки.
С добровольного согласия работника может использоваться его личный транспорт.
При использовании личного автомобиля работника ему возмещается не только стоимость израсходованного топлива по газовым талонам, но и эксплуатационная амортизация.
ФНС устанавливает сумму, которая подлежит возмещению за использование собственного транспорта лица, направляемого в командировку:
- Объем двигателя до 2 литров – 1 тысяча 200 рублей;
- Объем двигателя более 2 литров – 1500 рублей.
Вышеуказанные цифры носят рекомендательный характер и могут быть изменены по согласованию руководства предприятия (организации) и работника.
Важным моментом в использовании транспортного средства прикомандированного сотрудника является необходимость оформления путевого листа, в котором водитель должен фиксировать свое перемещение и соответствующий пробег.
Подробнее об оплате личного автомобиля читайте здесь.
Как оплатить служебный автомобиль?
Использование служебного автомобиля в качестве средства передвижения в командировке также разрешено законодательством.
При этом работнику, отправленному в командировку, должны быть возмещены все расходы на топливо, подтвержденные чеками с АЗС.
Важно, что при поездке в командировку на служебном автомобиле работнику не начисляются амортизационные отчисления.
Если сотрудник взял такси
Выбор работником способа передвижения в месте командировки в соответствии с нормами налогового законодательства должен осуществляться исходя из его целесообразности и выгоды для командирующего предприятия (организации).
Закон не устанавливает императива, запрещающего использование такси в командировке, однако соответствующие транспортные расходы должны быть не только документально подтверждены работником для получения компенсации, но и мотивированы.
Сотруднику может быть отказано в компенсации, если в месте командировки имелся более дешевый вид транспорта, позволяющий добраться до места назначения за то же (или примерно то же) время.
Подробнее об оплате проезда в такси читайте здесь.
Аренда транспорта
Аренда автомобиля, как правило, часто используется в командировках за границу. Пункт 12 Положения № 749 оставляет открытым перечень командировочных расходов при командировке, в связи с чем работник имеет право заключить договор аренды автомобиля.
Предприятие (организация) компенсирует расходы, связанные с арендой, а также с оплатой горюче-смазочных материалов.
При этом работник в течение трех дней после возвращения должен предоставить отчет об уплате аванса с приложением договора аренды (иного документа, подтверждающего временное пользование автомобилем) и квитанции об оплате ГСМ.
Выводы
Законодатель возлагает на работодателя обязанность по возмещению командировочных расходов командированным работникам.
Перечень расходов, которые относятся к проезду, работодателем не уточняется, что позволяет работникам пользоваться всеми доступными видами транспорта при условии наличия документа, подтверждающего такое использование.
Предоставить проездные билеты, квитанции за топливо, аренду автомобиля и т.п. работник должен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения на постоянное место работы.